21 Abr 2021 · Noticias · Actualizada el 13 Sep 2021

Compañías sin papeles. RPA de digitalización automática de documentos

digitalización automática de documentos

Acelera el retorno de la inversión con la digitalización automática Inteligente de Documentos. Nuestros servicios personalizados de OCR y herramientas RPA, agilizan, mejoran la eficiencia y ofrecen un gran retorno de inversión desde el primer minuto que son implantados en las organizaciones. Si estás pensando en iniciar un proyecto en tu empresa, sigue leyendo.

En el día a día, las empresas trabajan y almacenan grandes cantidades de documentos impresos imprescindibles: albaranes, facturas, contratos, escrituras, expedientes, historias clínicas, planos…, que contienen información de gran valor para la empresa y que deben quedar registrados. Este proceso, hecho de forma manual, tiene varios inconvenientes, entre los que destacan: 

  • Consumo de tiempo y recursos, con un exceso de archivos e información no esencial. 
  • Pérdida de tiempo en búsquedas de información mal archivada o no etiquetada. 
  • Se tiende a optimizar el proceso y solo se extrae la información que en ese momento se considera de interés. Sin embargo, en un futuro podríamos requerir de más información; y para los registros antiguos estos datos o bien están perdidos, o bien resulta muy costosa su extracción. 
  • La gestión y el almacenamiento de los documentos tienden a estar descentralizada, y no permiten clasificar en base a información que consideremos de interés. Por ejemplo: en una empresa, podríamos estar interesados en filtrar o clasificar documentos según la fecha de vencimiento. 

Un sistema de digitalización automática de documentos

Desde CIC, en los últimos meses hemos estado trabajando y colaborando, codo con codo, con una empresa multinacional del sector de la logística, con el fin de crear un sistema de digitalización automática de sus albaranes, una solución que aporta valor añadido y que ofrece un importante ROI a cualquier compañía. 

Este proyecto se engloba dentro de este contexto. Uno de los primeros retos a los que se enfrentó el equipo de desarrollo I+D+i fue el contextualizar el problema y ofrecer las garantías de calidad de la información analizada mediante técnicas de machine learning sobre procesos OCR, en porcentajes cercanos al 100% adaptando tecnologías de vanguardia en esta área

Con un mecanismo de entrada de documentos sencillo, como buzones de correo o espacios de almacenamiento, el cliente deposita los albaranes en nuestro sistema de digitalización basado en OCR. Por cada documento, se extraen los campos de interés, como pueden ser la fecha de entrega o los productos que contiene. Estos albaranes, junto con sus lecturas, se insertan en el gestor documental, basado en Microsoft Dynamics 365, de una forma estructurada a las necesidades del negocio. 

Es habitual encontrar dos necesidades principales en las organizaciones de este tipo: minimizar la intervención humana e insertar los datos de los documentos en su propio ERP. Para minimizar la intervención humana, acompañamos la lectura de cada campo con una confianza, que mide la fiabilidad de esa lectura de forma automatizada. Con ello, una digitalización solo ha de ser revisada cuando la confianza está por debajo de un umbral definido. En ese momento, se notifica a un usuario, quien será el encargado de validar la lectura. Este proceso es completamente personalizable: el cliente puede determinar qué confianzas considera bajas, y asignar distintos umbrales a campos distintos. Por otra parte, al contar con un ERP específico, donde se insertan las digitalizaciones manuales, se ha configurado una integración directa que funciona de dos maneras posibles: 

  • Automáticamente, con una frecuencia configurable por el cliente, se envían al ERP todos los registros aún no procesados. 
  • Un usuario puede elegir, desde el gestor documental, enviar al ERP los registros que desee. 

Durante el desarrollo del proyecto, han surgido algunas dificultades

  • Aunque la plantilla de albaranes sea la misma, no existen dos albaranes de las mismas características. Esto puede ser porque los escaneos se hacen de forma ligeramente distinta, o porque hay información cuya disposición en el documento cambia. Para hacer frente a esto, se utilizan satisfactoriamente técnicas de visión artificial que permiten identificar características clave de las plantillas (como cajas que contienen información, o cuadros con información tabulada) y hacer frente a estos desafíos. 
  • En el proceso de integración con el ERP del cliente en muchas ocasiones se requiere de información que no se puede extraer directamente desde el albarán por lo que es necesario consultar con otros orígenes de información. Dentro de este ámbito, es donde el proceso se adecua a las normas establecidas por el cliente para la consolidación de la información en el sistema final.  

¿Estás buscando optimizar o automatizar tus flujos de trabajo organizacionales?


¿Por qué es un proyecto innovador de éxito ?

Uno de los mayores retos a los que se enfrentan las compañías de cualquier sector es el de abordar la cantidad ingente de documentos que es utilizada para obtener la información y guardarla en una aplicación de gestión o ERP. Esto, en muchos casos, produce una ineficiente operativa, al provocar una gran pérdida de tiempo y mano de obra necesaria en tareas que no aportan ningún valor. 

Dentro de los procesos de transformación digital es necesario que las compañías dejen a un lado los procesos tediosos y manuales como es la entrada de datos y que adopten soluciones OCR personalizadas que ayuden a mejorar la eficiencia de los recursos.  

La unión de la digitalización automática de documentos, junto con nuestro servicio de OCR personalizado, ha permitido procesar miles de documentos en no más de un par de minutos, desde la entrada en el sistema, ya sea monitorizando carpetas de red, gestores documentales o buzones de correo, a su persistencia en el sistema de gestión final con confianzas de 97% de los campos analizados. Para ello se hace un uso extensivo de tecnología cloud que permite escalar el servicio en función de la carga demandada.

¿Qué nos ha aportado el proyecto de Digitalización automática de Documentos a CIC?

La innovación está en nuestro ADN como empresa, no solo por generar las ideas, sino por la preocupación en la ejecución de las mismas, algo que está integrado en la cultura corporativa del Grupo CIC. En este caso que hemos detallado, nos ha permitido afrontar un nuevo reto, adaptando las herramientas que hemos considerado más útiles para el problema que tratamos de resolver, mejorando nuestra posición frente a la competencia. Se trata sin duda del resultado fruto de una apuesta decidida por todas las personas que han estado detrás de ello, desde la concepción inicial hasta la implantación final.

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