Carencias en la gestión de documentos
En el trabajo diario con Power Apps y SharePoint, muchos profesionales han notado ciertas carencias en la gestión de documentos. A menudo, enfrentan dificultades al buscar y tipificar documentos en estas plataformas. Una de las principales limitaciones es la falta de tipificación de documentos de manera nativa en Power Apps, lo que complica su organización y gestión.
El Desafío de la Gestión Documental
La gestión de documentos es una parte esencial de cualquier negocio, pero también puede ser una tarea compleja y tediosa. La cantidad de documentos que se deben gestionar puede resultar abrumadora, y encontrar una forma eficiente de organizar, buscar y clasificar archivos se vuelve esencial. Esta tarea consume tiempo y esfuerzo que podría utilizarse en otras actividades importantes.
Solución: Add-on de Clasificación de Documentos de Power Apps
Para abordar estos desafíos, CIC ha desarrollado el add-on de Clasificación de Documentos de Power Apps. Aunque Power Apps por defecto no permite la tipificación de documentos, esta solución ofrece una manera efectiva de mejorar la organización de la documentación en ambas plataformas.
Ventajas de Usar el Add-on de Clasificación de Documentos
- Mejora en la Organización y Gestión de Documentos: Con este add-on, los usuarios pueden crear categorías personalizadas para sus documentos, lo que facilita su organización.
- Tipificación de Documentos Personalizada: Los usuarios pueden definir tipos de documentos y asignarles colores para una rápida visualización y filtrado.
- Sistema de Arrastrar y Soltar (Drag & Drop): La carga de documentos en Power Apps se simplifica con esta función.
- Obligatoriedad de Documentos por Fase: Este add-on permite establecer la obligatoriedad de ciertos documentos en cada fase del proceso, mejorando la integridad de la información.
Ejemplos de Aplicación
Un ejemplo concreto de aplicación de esta solución es el registro de solicitudes de subvenciones. En la fase inicial de registro, el add-on puede configurarse para solicitar, de manera integrada, la fotocopia del DNI, última nómina etc, además de tipificar el tipo de documento requerido.
Otro sector donde es muy útil el addon de tipificación de documentos es en el sector legal y concretamente en el área de litigación:
- Recursos de reposición
- Contestaciones de demanda
- Justificantes de presentación de documentos
- Resoluciones
- Escrito de tasación de costas
- Recurso de revisión
- Escritos de anuncio de cumplimiento de condena
- etc
En el área mercantil, los usos pueden ser desde la organización de las actas, escrituras o poderes de un grupo de sociedades, todo ellos gestionados de manera organizada y con capacidad de búsquedas globales de documentación.
Conclusiones
El add-on de Clasificación de Documentos de Power Apps es una herramienta esencial para cualquier negocio que desee organizar y gestionar sus documentos de manera eficiente. Sus funciones avanzadas permiten ahorrar tiempo y esfuerzo, mejorando la accesibilidad a la información. Muchas compañías de diversos sectores, como LEGAL, FISCAL, LOGISTICA, HOSPITALITY, BANCA, SEGUROS e INDUSTRIA, ya han integrado esta solución en sus procesos construidos sobre Power Apps y SharePoint.
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